Základy stěhování IT pro začátečníky

Mám docela čerstvou zkušenost s tím, jak přestěhovat kancelář firmy z jednoho místa na druhé – tedy z IT pohledu. Plánujete a plánujete a pak zjistíte, že se dokážete mořit se zdánlivými maličkostmi, ze kterých se vyvinou docela slušné záseky. A vůbec nehraje roli, jestli se stěhujete na krátkou vzdálenost či přes půl města.

Nejdříve si dovolím malou rekapitulaci. Naše firma se na základě jistých problémů (kapacita, služby) rozhodla přesídlit z jedněch kancelářských prostor do jiných. Vše jsme začali řešit s dostatečným předstihem, abychom se vyhnuli časovému tlaku. Vlastní stěhování započalo v pátek 19.9. s tím, že je tam víkend, skrz který bude možné pracovat, ladit atd. Měl jsem na starosti řízení stěhování z pohledu IT tj. překlad všech pevných a datových linek, strukturovanou kabeláž, prezentační techniku atd. Z mého pohledu se jednalo celkem o 4 dodavatele (pevné linky, datové linky, kabeláž, prezentace) a spolupráce s firmou, která nám prostory upravovala dle našich požadavků, v dalším textu budu používat výraz Stavba.

Protože se ve firmě řídíme přesně specifikovanými směrnicemi, je přesně popsán i postup, co dělat při zadávání zakázky. Velmi mne překvapilo, že při oslovování firem s poptávkou se zpět ozývalo jen mizivé množství firem, i když si myslím, že poptávaná služba nebyla vypsána na málo peněz, spíše v řádu statisíců.

Jako první jsme kontaktovali naše globálního dodavatele WAN linek a byl započat celý proces plánování na jejich straně. První šok přišel už jen při zdvořilostním dotazu dne 4.9. na to, jestli je vše v běhu. Ledová sprcha přišla v podobě odpovědi, že je příliš málo času na to, abychom to na požadovaný termín stihli. Kdybych osobně nezahajoval jednání o přeložení WAN linky už v květnu, asi bych se nedivil. K chybě však došlo na straně dodavatelské firmy, když pracovník přehlédl rozjetý proces. Vše se vysvětlilo. Problém to byl hlavně z toho důvodu, že na začátek září jsem si naplánoval rodinnou dovolenou u moře a měl jsem na 2 týdny zmizet. V té chvíli se to jevilo tak, že nikam neodjedu. Proto ten údiv.

Také byly započaty práce na vybudování strukturované kabeláže. Prostory mají dvojité dno a strop ze stropnic, takže vše je založeno na odstranitelných částech stropu či podlahových modulů, proto se úpravy provádějí docela dobře – nic nevrtáte, jen vedete namontovanými kanály v konstrukci. První zádrhel se projevil při komunikaci se Stavbou, kdy jsme nebyli schopni se shodnout na termínu realizací některých úprav a docházelo ke zpoždění. Nakonec technici roztahali kabely po prostorách, ale neměli je kde zakončit, neboť rack v serverovně nebylo kam dát – nebyla podlaha. Nakonec se to podařilo, ale bylo 14 dní zpoždění.

Dalším krokem byla objednávka překladu WAN linky. Ta byla v běhu a zrealizována. Protože však ona globálně najímaná společnost nemá v Česku potřebnou infrastrukturu, najímá si ji. V Česku u Telefoniky. To byl můj první kontakt s jejími techniky v rámci tohoto projektu. Přišel človíček, který měl za úkol přivést do racku 2 linky 2MBit datového okruhu. Nejdříve jsme ve spolupráci s ochrankou v nových prostorách zalezli do podzemních garáží do „místnosti PBX“ a technik začal zkoumat příslušné skříňky, kde měly končit přivedené linky. Trošku se s tím potrápil, ale už po 60 minutách je měl. Dalších 60 minut je pro změnu hledal v kabelech u racku. Shrneme-li to – obě linky byly proměřeny a nainstalovány za zhruba 2 a půl hodiny. Dalším krokem pak už byla instalace koncových zařízení ze strany globálně najímané společnosti. Ta byla sjednána na neděli dopoledne a opravdu se tu v tu dobu technik objevil, vše připojil, proměřil a ono to fungovalo napoprvé. Čistá, za 20 minut provedená práce.

Třetí a asi nejhumornější částí byl překlad linek. Ve firmě máme pronajato celkem 6 ISDN linek. Požadavek na překlad byl založen již v polovině srpna a byl ze strany Telefoniky potvrzen. Hlavní operace byly naplánovány na 22.9. s tím, že 4.9. dojde k místnímu šetření, kdy si technik zjistí, co a jak a zanese do protokolu pro další práce. Naše nové kancelářské prostory jsou v úplně nové kancelářské budově, proto nebylo úplně jasné, co vše je k dispozici a co se bude muset ještě udělat pro to, aby byl překlad proveden bez problémů. Ve čtvrtek 4.9. jsem obdržel „udýchaný“ telefonát technika, který stál v ústředně a ptal se mne, kam nám to teda má přepnout. Zastavil jsem jej a upozornil ho, že ve starých prostorách ještě skoro 3 týdny budeme, takže o překladu nemůže být řeč. Omluvil se a já považoval vše za ukončenou záležitost.

Jenže přestaly fungovat telefony. Abych byl konkrétní. Máme 4 ISDN linky typu D, na kterých je nastaveno provolbové číslo připojené do ústředny a tak se dá volat na několik desítek telefonních čísel a každému zaměstnanci přímo na stůl nebo s koncovkou 777 na recepci. Kdokoliv, kdo volal z venku, dostával hlášku o tom, že volané číslo neexistuje. Přitom se z linek dalo volat v pohodě ven. Pravděpodobně to byl problém při konfiguraci provolby. Po nahlášení poruchy byla porucha do několika hodin odstraněna.

A přišlo pondělí 22.9. Objednal jsem si našeho technika zajišťujícího pro nás servis ústředny. Ve starých prostorách jsme ústřednu sundali, přenesli do nových a jali se čekat na technika Telefoniky, který měl dorazit v 10:00. Ústředňák říkal, že v 10 nepřijde, že s nimi má své zkušenosti. A nemýlil se. V půl dvanácté jsem volal na Telefoniku, jestli na nás nezapomněli. Za zhruba 5 minut volal další technik, kam že to má vlastně přijít. Popsal jsem mu vše. Když přišel, ohlásil se tím, že nám tedy jde zapojit ty 3 linky. My jich máme 6, on měl v ruce papír na překlad tří, přitom jen ta provolba měla 4 linky. Ukázalo se, že bude překládat jen ty provolbové (jedna stále chybí). Následovalo martyrium s hledáním přivedených linek včetně toho, že v jejich rozvodu byl do našeho rozvodu patrně omylem nasazen i někdo jiný. Problém nakonec vznikl tím, že obě budovy (ač 50 metrů od sebe) spadají každá pod jinou ústřednu, tudíž musíte tyto linky mezi ústřednami přesměrovat, což se nestalo. Celá záležitost dopadla tak, že se ústředňák sbalil a šel domů, protože už neměl co dělat, chtěl být je u oživení ústředny. Nakonec jsme se s technikemTelefoniky dobrali k tomu, že vše našel, nainstaloval a my to připojili k ústředně. On nakonec ještě odcházel s tím, že se podívá na jejich ústředně, jestli někde nezapomněl tu čtvrtou linku. Po telefonu jsme pak ověřili, že už vše proběhlo v pořádku, neboť pak našel nějaký zapomenutý papír, kde měl příkaz na překlad skutečně 4 linek a on jej přehlédl a tak si u nich na ústřednách přesměroval jen 3. Dal to do pořádku.

Co uděláte, abyste se přesvědčili, že vše funguje? Vezmete mobil a zavoláte si na linku. A dostanete hlášku, že volané číslo neexistuje. Řeknete si, že je to asi tím, že se v tom někdo „hrabe“. Když už se „hrabe“ druhý den, začnete zjišťovat. Honí vás od čerta k ďáblu (Telefonika na ustředňáka, ten zase zpět na ně) a do toho posloucháte stesky kolegů, kdy už bude možné volat. Pak si vzpomenete, že už jste něco podobného řešili už na začátku září a tak se na to odkážete, ale stejně to ničemu nepomůže. Pak se chyba odstraní, ale jen v divizi pevných linek, přes mobil je to stále stejné. Výsledek pak je, že to nefunguje až do středy odpoledne.

Jinou kapitolou je rozchození pracovišť jednotlivých kolegů. Oproti původním prostorám potřebujete více prodlužovacích kabelů, delší síťové kabely a navíc máte vše v bednách, které jste si ještě nestačili vybalit, protože lítáte kolem jiných. Musíte si udělat inventuru zásuvek, abyste věděli kde má kdo připojený telefon či PC a kolik dalších věcí ještě bude potřebovat. Když počítače o víkendu sestavíte a umístíte na stoly, tak minimálně polovina kolegů bude chtít počítač jinak (v tom lepším případě), případně se s kolegou dohodli, že si přehodí místa. A pak se ještě vynoří drobnosti v jinak disponovaných tiskárnách a faxech, kde není elektřina, takže to řešíte dalšími prodlužovacími kabely, které zase nesmějí být vidět atd.

Prostě krásných 5 dní práce, kdy se nezastavíte a to na vás navíc v kanceláři čeká ještě 20 krabic plných náhradních počítačů, médií, telefonů, knih, šanonů, které musíte vybalit, abyste byli schopni poskytovat obvyklý servis. Všechny bedny jsem totiž ani po týdnu od stěhování ještě nevybalil.

Včera se totiž ohlásil další technik, který přišel přesunout poslední 2 ISDN linky (ty slouží jako záložní). Ten už měl vše připravené, zavedl jsem jej do „Místnosti  PBX“ a on tam našel požadované příchozí páry a prakticky ihned se mu povedl i převod do našich rozvodů. Byla to čistá práce, bez zbytečných průtahů.

Po jeho odchodu přestala fungovat WAN linka přes pronajatý okruh. Nahlásil jsem poruchu na globální společnost a čekal. Jistě si dokážete představit, jak jsou lidé nervózní, když nejede spojení s vnějším světem. Jako globální společnost máme spoustu systémů umístěných mimo ČR (informační systém, přístup na internet, DHCP či DNS servery atd.) a vše provozujeme přes WAN linku. Byly jsme ochromeni. Kolegové to však vyřešili tak, že začali vybalovat věci, které ještě nevybalili. A všichni jsme čekali. Čekali jsme 4 hodiny. Mezitím jsme si vyměnili několik telefonátů s globální společností starající se o WAN linku, ale řešení bylo v ndohlednu. Povedlo se rozchodit záložní spojení, ale ISDN linka a její „průchodnost“ pro 20 lidí v kanceláři je prostě ubohá. Po 4 hodinách se objevili technici – specialisté na datové okruhy. Ověřili si, že linka skutečně u nás neběží a přístroji proměřili pravděpodobné místo, kde došlo k přerušení. Odhadli jsme to na skříňku, kam do budovy přichází ony linky. Po otevření příslušné rozvodné skříně bylo vše jasné – „ranní“ technik vše zapojil tak, že se mu povedlo vyhodit jeden pár příchozího datového okruhu z rozvodu. Oprava to byla na zhruba 30 sekund, ale nás to stálo 4 hodiny čekání.

Tak to jsou mé dojmy z našeho stěhování. Je to plno nových poznatků, o kterých jsem dosud moc nevěděl, příště už s tím budu počítat. Poučte se z nich třeba i vy.