Jak se dělá konference II.

Jakmile je rozhodnuto o rozpočtu a financování, je třeba pro konferenci vybrat vhodný čas a místo konání. Obojí je pro úspěch celé akce mnohem důležitější než samotný program. Nevěříte?

Úspěch konference stojí a padá s množstvím účastníků, protože pokud na dokonale připravenou akci s geniálně sestaveným programem skoro nikdo nepřijede, nelze to považovat za úspěch. A ať už tomu věříte nebo ne, většina lidí se rozhoduje o účasti spíše na základě času a místa konání, než na základě ceny a programu. Pokud konferenci uspořádáte v době letních či zimních dovolených, počítejte s poloviční účastí než v jiném období.

Nevhodná doba pro konání konference je:

• Již zmíněná doba dovolených a obecně slavené svátky (velikonoce, vánoce apod.).
• Termín konání podobné nebo jinak pro cílovou skupinu zajímavé akce (např OSCON, CEBIT apod.).
• Období největšího pracovního vytížení (konec roku, zkouškové období pokud většina účastníků jsou vysokoškoláci apod.).

Nejideálnější je zvolit dva až tři termíny a udělat průzkum mezi potenciálními účastníky, který termín jim nejvíce vyhovuje. Při stanovení termínu si nezapomeňte ponechat dostatek času na přípravu celé akce. Ze zkušenosti doporučuji začít s přípravami tak 6–8 měsíců před datem konání.

Pokud při výběru vhodného termínu vezmete v úvahu i turistickou sezónu, můžete ušetřit dost peněz za ubytování a případně pronájem konferenčních prostor. Většina hotelů má mimo sezónu výrazně nižší ceny než v hlavní sezóně. Zde je nutno podotknout, že členění do „sezón“ je pro každý hotel specifické.

Tím se dostáváme k výběru místa konání. Česká Republika má ideální polohu v centru Evropy, takže účastníci jak z Ruska tak např. ze Španělska se nebudou cítit znevýhodněni. V případě mezinárodní akce u nás připadá v úvahu místo jediné, a tím je Praha (Brňáci a ostatní lokální patrioti prominou). Důvod je jediný, doprava. I když je Praha jednoznačně nejdražším místem pro uspořádání konference, je z pohledu zahraničních účastníků jediným rozumně dostupným místem u nás. Praha je dokonce lépe dostupná než jiná významná místa v Evropě, do kterých by jste to rozhodně neřekli. Ze sousedních států se do Prahy dostanete poměrně rychle a pohodlně autem, ze vzdálenějších míst vlakem (mezistátní rychlíky jsou poměrně levné a pohodlné) nebo letadlem. Do Prahy se létá téměř z celého světa, a především sem létá mnoho levných aerolinek (mezi kandidáty na místo konání letošní Firebird konference bylo např. i Sarajevo, které je levnější než Praha, rovněž turisticky zajímavé, ale dostupné prakticky pouze letadlem, přičemž do Sarajeva vede podstatně méně přímých linek, a levné aerolinky tam nelétají prakticky vůbec.).

Vzhledem k tomu, že potřebujete jak konferenční prostory, tak ubytování pro účastníky, je optimální konferenci uspořádat v zařízení, které disponuje obojím. Pokud do Google zadáte dotaz „conference hotel prague“, určitě si vyberete. Nicméně bych nedoporučoval sáhnout po první možnosti, která se vám zalíbí. Vyberte si 3–5 hotelů, které vás zaujmou a pošlete jim e-mail s vaší rámcovou představou a potřebami a požadavkem na zaslání nabídky. Při pořádání akce podobného rozsahu vždy dostanete specifickou cenovou nabídku, kterou na webu rozhodně nenaleznete.

Jakmile si vyberete konečné místo konání, je čas na osobní návštěvu a jednání. Doporučuji prohlédnout si nejen konferenční prostory, ale i hotelové pokoje, předejdete tak případným pozdějším stížnostem (fotografie publikované na webu nejsou směrodatné). Při této příležitosti si zjistěte následující:

• Možnosti připojení k internetu pro účastníky konference a/nebo hotelové hosty.
• Možnosti parkování (a to i větších vozidel. Minulý rok se nám stalo, že se nám dodávka s vybavením nevešla do podzemní garáže).
  
• Umístění, kapacitu a (nejen technické) vybavení konferenčních prostor.
• Umístění, kvalitu a kapacitu „odpočinkových prostor“ (jako je lobby bar atd.), protože účastníci nebudou trávit celý den pouze v konferenčních prostorách. Není od věci se v daném hotelu naobědvat, můžete tak předejít pozdějším stížnostem (bolestně získaná zkušenost).
  
• Možnosti uskladnit a stěhovat vybavení mimo prostory vyhrazené pro hotelové hosty (i když si veškeré tech. vybavení pronajmete od hotelu, vždy se najde něco objemnějšího, co tam budete potřebovat dopravit a případně uskladnit mimo konferenční prostory, např. počítače na installfest apod.). Stěhovat cokoliv skrze recepci je nepříjemné jak pro vás, tak pro personál i hotelové hosty.
  
• Situační plán okolí hotelu. Doprava z/do centra, hl. nádraží a letiště, okolní restaurace a důležité obchody (např. elektro, computershop, protože vždy sa nejde někdo, kdo si zapomene přivézt adaptér apod.)

To by bylo pro tentokrát vše. Příště zas něco o programu a organizaci samotné akce.