Hlavní navigace

Jak se dělá konference I.

27. 1. 2012 9:28 (aktualizováno) | Pavel Císař

Pracovat na Open Source projektu je osamělá činnost. I když jste v každodenním kontaktu s desítkami lidí prostřednictvím e-mailu, webu, IRC, ICQ a dalších nástrojů, jen málo kdy máte příležitost setkat se s některými z nich osobně. Osobní kontakt je přitom velmi důležitý, protože veškerá internetová komunikace je oproti osobnímu kontaktu stále příliš neefektivní. Během hodiny dokážete osobně vyřešit a domluvit víc, než za týden pomocí e-mailu. Pokud váš projekt není čistě lokální záležitost, je vývojářská konference tím nejefektivnějším způsobem jak dostat co nejvíc lidí soustředěných kolem projektu ve stejný čas na stejné místo.

Pokud se rozhodnete uspořádat vlastní konferenci, budete potřebovat následující:

  1. Peníze, ty samozřejmě v první řadě.
  2. Místo konání.
  3. Program.
  4. Realizační tým.

1. Peníze

Zdroje financování podobné akce jsou v principu dva:

  1. Sponzoři.
  2. Samotní účastníci.

Financovat podobnou akci čistě z účastnických poplatků sice lze, nicméně to vyžaduje značné zkušenosti a organizační schopnosti (pokud nechcete skončit v dluzích). Proto je nejlepší začít tím, že si najdete hlavního sponzora. Pokud váš projekt není zaštítěn nějakou firmou, nadací, nebo jinou organizací, porozhlédněte se po společnostech, které:

  • z vašeho projektu nejvíce profitují, nebo
  • mají v programu podporu podobných aktivit, nebo
  • by mohly mít zájem na uspořádání podobné akce (reklama, účastnící jsou cílovou zákaznickou skupinou apod.)

a zkuste je získat pro sponzorství (k tomu ovšem musíte mít již hotový rozpočet a základní plán celé akce).

Jakmile získáte hlavního sponzora, máte vyhráno, a můžete začít pracovat na detailech. Pokud se vám podaří získat více sponzorů, tím lépe pro vás. Sponzorství přitom může být čistě cílené, např. zaplacení pronájmu prostor, zapůjčení audiovizuální techniky, připojení k internetu apod. Drobnými sponzory přitom mohou být i jednotlivci, takže se nesoustřeďte pouze na společnosti. Pokud vám sponzoři nepokryjí veškeré náklady, nezoufejte, protože…

Druhým zdrojem příjmů do rozpočtu jsou účastnické poplatky. Tento poplatek může zaplatit buď každý účastník bez rozdílu, nebo pouze někteří (např. přednášejícím budete spíše platit vy, než oni vám, podobně tak nebudete chtít příliš finačně zatížit členy projektu nebo VIP které chcete dostat na konferenci). Stejně tak není jednoduché stanovit výši tohoto poplatku. Záleží na množství prostředků získaných od sponzorů, vašem odhadu počtu účastníků (na základě velikosti komunity, atraktivity programu i přítomných VIP) a jejich individuálních finančních možností atd. Jediná moje rada zní: snažte se o mírně přebytkový rozpočet.

Vhodným doplňkovým zdrojem finančních prostředků (pro váš rozpočet ale čistě nouzovým, záložním zdrojem) může být dobrovolná sbírka nebo aukce přímo v průběhu konference (např. můžete dražit tričko podepsané všemi přítomnými vývojáři apod.). Rovněž můžete v průběhu akce prodávat oblíbená trička, ručníky, hrnky, knihy atd. Takto získané prostředky jsou typicky určeny na jiné účely (financování vývoje apod.), ale v případě nouze je můžete použít i na vykrytí deficitu.

Tolik k plusové straně vašeho rozpočtu, nyní přejděme k té záporné. Připravte se, že budete muset platit minimálně za:

  • Pronájem prostor.
  • Pronájem audiovizuální a další techniky (pokud nemáte vlastní).
  • Ubytování (alespoň pro některé účastníky, např. přednášející).
  • Obědy a občerstvení.
  • Propagaci (pokud si ji nezařídíte jinak).

Pokud vás zajímá, jak je financována Mezinárodní Firebird Konference, pak vězte, že:

  • Hlavním garantem je Firebird Foundation a společnost IBPhoenix. Sponzorů je ovšem mnohem více.
  • Dalším zdrojem prostředků jsou účastnické poplatky, přičemž byla zohledněna i „česká specifika“.
  • Řada sponzorských nebo zúčastněných organizací v rámci konference prodává různé produkty (oblíbená trička, knihy o Firebirdu, své vlastní produkty), přičemž část nebo celý výtěžek je věnován Firebird Foundation.
  • Součástí programu je i velmi oblíbená „Mad Auction“.

To by bylo pro tentokrát vše. Příště zas něco o výběru místa konání.