Getting Things Done, zkráceně GTD, je technika sloužící k zorganizování našich úkolů tak, abychom se v nich vyznali a abychom je byli schopni včas dokončovat. Hype nebo realita?
Nejste-li vůči podobným technikám naladěni přátelsky, mohu vás ujistit, že GTD opravdu funguje. Osobně mi pomohlo nejen dotahovat věci do konce, s čímž jsem míval poměrně problémy, tak také s lepší organizací času a tedy rychlejší řešení úkolů. A protože teď nedělám věci za minutu dvanáct, tak také kvalitněji odvedenou prací.
Další z pádných argumentů pro GTD je faktor stresu. Člověk se ze všech sil snaží na nic nezapomenout, myslet na vše, co je třeba udělat, napsat, vyřešit, vyřídit. Důsledkem toho je život v neustálém stresu, kdy myslíme na spoustu věcí, což nás rozptyluje a život v neustálém stresu samozřejmě nepomáhá ani naší náladě a imunitě. GTD stres sice neřeší úplně, ale výrazně jej omezuje. Přesněji řečeno GTD je jedním z možných řešením redukce stresu v oblasti time managementu.
Základní jednotkou GTD je bucket. Bucketem může být skutečná nádoba, u nás počítačově spřízněnějších pak zpravidla soubor nebo složka, může to být ale stejně tak specializovaný program, PDA nebo cokoliv jiného. Fantazii se meze nekladou.
Do bucketů se umisťují úkoly, které je třeba splnit. Vstupem do našeho GTD systému je Inbox, kam umisťujeme příchozí zadání. V mém případě inbox není tak velký, takže si vystačím s jediným textovým souborem doplněným o složku na přílohy, které zadání často mívají.
Jednou za den je třeba inbox probrat. Úkoly, které zaberou méně než dvě minuty udělejte rovnou, úkoly, které můžete delegovat delegujte. Zbytek putuje do bucketu Next Actions.
Důležitým pojmem pro úkoly v Next Actions je tzv. kontext. Kontext je jakási kategorie či tag definující podmínky důležité pro splnění úkolu. Například „By Phone“, „Internet“, „At Town“ a podobně. Next Actions je zpravidla mnohem obsáhlejší, doporučuji tedy pro něj vyčlenit samostatnou složku. Osobně v ní mám soubory nazvané podle jednotlivých kontextů, což mi také příjde nejpraktičtější.
Má GTD složka.
Dalším důležitým bucketem jsou Projects, tedy projekty. Ty mám opět ve své vlastní složce a zpravidla každému projektu vyčleňuji samostatný soubor. Považuji za rozumné psát si, kolik času denně chce člověk projektu věnovat a jeho prioritu.
Bucket Waiting For shromažďuje položky, které nemohou být vykonány dokud se něco nestane. Dejme tomu dokud vám kolega nepošle slibovanou knihovnu, nemůžete začít projekt, který s ní počítá a podobně.
Posledním bucketem je Someday čili Maybe, což jsou položky, které by bylo hezké někdy v budoucnu udělat. Naučit se Čínštinu nebo assembler třeba …
Mít systém organizovaný je hezké, aby ale také organizovaný zůstal, je třeba jej pravidelně udržovat. V GTD se tato práce nazývá review a spočívá v tom, že projdete veškeré své buckety, vyházíte položky, které patrně neuděláte, a případně uděláte položky, které lze vyřídit rychle.
V pokračování dnešního zápisku bych se rád podíval na software pro GTD, samozřejmě se zřetelem na Linux, Mac OS X, ale také na webové řešení. Máte-li nějaké tipy, podělte se prosím v diskusi.
Takže shrnuto a podtrženo, Getting Things Done je technika, která nám může výrazně usnadnit a zdokonalit naší organizaci času. Není samozřejmě všemocná a nevyřeší všechny naše bolístky, ale pokud ji budete používat, litovat určitě nebudete.
„Getting Things Done“ a „GTD“ jsou registrované obchodní známky vlastněné společností David Allen Company.
Juuu, to je super, ze o tom niekto zacal pisat, dost dlho uz po tejto praktike pokukujem.
Ozaj... take trosku rypnutie. GTD ma odburat stres a priniest poriadok to time managementu pre ludi, ktori si nevedia organizovat cas a vsetko robia na poslednu chvilu. Z toho teda vyplyva, ze u kazdeho takeho cloveka ostane implementacia GTD nedokoncena, pretoze na to nemaju cas, pracuju v strese a nemaju dobry time management :)
Pouzivam vlastny planovac uloh (samostatna databazova aplikacia), zakladnym objektom je "Uloha" ktora obsahuje:
- Unikatne Id (toto je super, staci servisakovi povedat spravil som ulohu 147, otestuj to)
- Projekt (cosi ako tag, podla toho sa ulohy zgrupuju)
- Typ ulohy (uloha,chyba,poznamka,otazka,overit,verzia,napad,hlupost,ine)
- Stav (zakaznik,zvazuje sa,treba,robi sa,hotove,otestovane,vynesene,zmazane)
- Nazov (kratke zhrnutie ulohy)
- Podrobny textovy popis (RTF text)
- Zadal (kto zadal)
- Riesi (kto riesi)
- Priorita (bez,nizka,stredna,vysoka,kriticka)
- Zalozena (datum)
- Posledna zmena (datum)
S tym ze si ich mozem presuvat, menit stavy, upravovat, atd. Zakladny pohlad je okno s 8 zalozkamy, v kazdej to zobrazuje jeden stav (1.zakaznik, 2.zvazuje sa, ...), K tomu statistiky, tlacovky, filtre, vyhladavanie, nastavenie prav co kto kde moze zapisovat, generovanie zmien, historia, atd... Akt. stav:
Projektov: 17
Uloh: 458
Treba: 147
Robi sa: 55
Hotove: 239
Zmazane: 18
hezký článek. ze začátku jsem se lekl, že to bude o nějakém super-programu, který to za mě všechno udělá :)
používám excel na ležáky + papír, tužku a fajfky na moje aktuální úkoly :)
problém je v tom, že: není na koho degovat, kolega i šéf tento systém ignorují, další úkoly přibývají výrazně rychleji než se řeší ty staré, jedna 'priorita 0' přebíjí druhou.. :(
někdy až na to bude čas (= nikdy), tak si na správu projektů nainstaluju trac. je to asi nejlepší volba vzhledem k tomu, že úložiště jede na subversion
Upozornil bych na projekt hamster (http://code.google.com/p/projecthamster/)
Je to sice jen tray do gnome a navic silne nedodelanej a pomalu se vyvijejici, ale zakladni funkci splnuje: mate nahore v tray pricitajici se cas k aktualni cinnosti/ukolu, coz ma solidni motivacni faktor a clovek pak tolik neutika od projektu k blbinam.
navic prohlidnout si logy s casem/grafy casu straveneho nad ukolem ma obvykle dusledek lehkeho zadostiucineni, eventuelne pomuze s fakturaci...
Tento problém som riešil dosť dlho... A ešte ho asi budem riešiť dostatočne dlho... ;)
Najprv som si začal tiež s textovým súborom, ale nakoľko bol neprehľadný, niektoré úlohy som tam mal 2x, blbo sa v tom orientovalo...
Potom som chcel prejsť na Task Coach ( http://www.taskcoach.org ) to sa však nepodarilo kvôli absencií nejakej tej knihovny v mojej distribúcií (a ručná inštalácia sa nepodarila :-(
Potom som našiel vynikajúcu aplikáciu Thinking Rock, ktorá bola na moje spôsoby až príliš sofistikovaná... (http://www.thinkingrock.com.au/) Pokiaľ ju človek vie používať, je to silný nástroj.
Nejako mi "preplo" (rozumej väčšinu vecí z Thinking Rock som nepoužíval) a rozhodol som sa, že si budem moje GTD spravovať ako mind map pomocou Free Mind.
Jedná sa len o jednoduchý zoznam úloh, ktoré sú umiestnené do kategórií a tie do podkategórií,... Keď chcem, vetva sa mi zbalí a nevidím ju... Pomocou ikoniek a obláčikov si zvýrazňujem vysoké priority... Zatiaľ mi to celkom vyhovuje...
Po tomto článku sa asi pustím do ďalšej zmeny - prerobenia kategórií na inbox, waiting for... ;)
Teším sa na pokračovanie
P.S: Vymenované aplikácie sú multiplatformné - Task Coach je písaný v Pythone, pre windows má binárku, ostatné sú java aplikácie)
[17] - mno outlook ma v tasks jenom kategorie - adresarova struktura tam neni (a nebo ho neumim uz nekolik let pouzivat? :) )
navic mam stale XP office, protozee na ne mam licenci. a tam jsou tyhle extra nepostovni slozky reseny spatne, a i treba "flagovani" posty je spatne.
ve 2003+ kdyz clovek ma neprectenou postu, ma jednu slozku, kde muze mit prehled o vsech mailem a tam je resit, stejne tak flagovane maily jsou videt v jedne souhrnne slozce
toto XP neumi a dost to vadi.
ale zpet k tem tasks. - pokud tam umite vytvorit stromovou strukturu, tak me to velice zajima
Co treba Thinderbird + Lightning (pripadne samostatny Sunbird), to je jednodussi nahrada za Outlook.
Vyhoda je ze se da nakonfigurovat ukladani tech dat pres WebDAV, takze se k tomu da pristupovat z vice mist, coz je super.
Bohuzel ale moc nevim jak to priohnout na GTD - snad bucket namapovat na separatni kalendare a kontext na kategorii - pak se to da snadno prepinat. Potom si jeste nastavite data zacatku a skonceni a uz to jede.
Bohuzel to ale nejde nejak rozumne filtrovat (nejde to prakticky vubec), takze pokud toho mate na den dost naplanovano, tak se v tom snadno ztratite.
Studenti, ucitele, designeri nebo trebas programatori na volne noze nejsou dle tebe normalni? Pokud je neci povinnosti rano v sest dojit do JZD (nebo v devet do Unicornu) a tam osm hodin kydat hnuj, tak asi GTD neuzije, ale i student stredni skoly imho potrebuje nejaky, trebas jednoduchy, system, kam zaznamenavat udalosti a povinnosti. A GTD neni system pro managovani ostatnich, je to o seberizeni.
MILUJU tyto návody, zvláště když jsou obdařeny nějakou úchvatnou zkratkou a podrobným popisem jak na absolutně triviální věci. A přitom stačí vzít tužku, papír a poznamenávat a zaškrtávat...
Ale nabídnu další úžasnou metodu - jistě ji kdekdo používáte a možná ji někde někdo dal i nějakou zkratku - stačí jen hromádka starých vizitek; co úkol to vizitka; zastrkáváme do klávesnice za "ef" klávesy (nebo kam to jde), neodbytné úkoly i doprostřed klávesnice tak, abychom je zaručeně nepřehlédli; důležitost nebo tip úkolu značíme barevně; jednou denně vizitky přebereme a urovnáme priority; dedikování úkolu provedeme zastrčením vizitky do klávesnice kolegy; při dohotovení úkolu vizitku exemplárně roztrháme. toto funguje mě.
[28] - presne - neni to jenom o aktualnich ukolech na pristi 3 dny - ty jsem schopen drzet v hlave.
spis je to o celem problemu ruznych napadu a veci co by se meli udelat - ne jenom standardni ukoly
zkousel jsem ten nastroj Thinking Rock co tu nekdo zminil a kdyz si dam praci mozna ho rozchodim a pochopim
tam je cela logika nejenom o tech vecech udelej to a to - ale i o napadech ktere si clovek muze poznacit a v budoucnu se k nim vratit
btw - jak ti mofo funguji vizitky s ukoly ktere planujes treba za mesic hmm? - takovou vizitku (resp. klidne papir s "fajfkama") behem chvile ztratis/zahodis/omylem projedes skartovackou - v kompu se to neztrati
Hlasim se k aplikacim do mobilu. Umim se tak zadrbat v kravinach ze bych uvital nejaky prubezny pripominac, ktery by mi krome zacatku ukolu pomahal s neodbihanim od ukolu periodickymi dotazy : delas na ukolu c. 22 ? jednoducha vodpoved ano/ne/jiny kdyz jiny tak existujici/novy. na pozadi scitat casy, navecer pochvalit, zkritizovat co sem zacal ale uhnul sem, proste kombinace digitalniho asistenta se svedomim.
Ak sa chcete pozriet na trocha podrobnejsi navod ku GTD skuste:
http://gtd.xfor.sk/navod.html
Najdete tam aj mierne upravenu a doplnenu d3 TiddlyWiki (multiplatform):
http://gtd.xfor.sk/archives/2006/10/entry_5.html
zakladny navod na jej pouzivanie:
http://gtd.xfor.sk/archives/2007/01/entry_72.html
Co sa tyka GTD ako takeho, je to jeden z najmenej esoterickych sposobov organizacie casu (aj ked autor je znacne esoterickeho zamerania a jeho seminare urcite uspokoja aj tento typ zaujemcov). Obsahuje vela dobrych a praktickych tipov a trikov, nie je to nic extra originalne a je to skutocne z velkej casti formalizovany sedliacky rozum.
Odkaz pre Innovators: uz pouzivate...
Odkaz pre Early adopters: splna svoj ucel, nie je silver bullet a nie je exkluzivny "system" ale je to vhodny a uzitocny doplnok
Odkaz pre Early majority: Google to zatial nepouziva full-scale
Odkaz pre Late majority: Early majority to este uplne neoverila...
Odkaz pre Laggards: trapne, neoverene...
http://www.valuebasedmanagement.net/methods_rogers_innovation_adoption_curve.html
RC
Souhlas, gtd vytvoří člověku "systém" (respektive zdravý rozum), kterého se stačí držet. A člověk pod dlouhodobým stresem se jako "rozumně uvažující" bytost často nechová.
Na začátku použivání gtd mi přišel vynikající ThinkingRock. Člověku se alespoň dostane pod kůži postup práci se stuff. Dneska používám rc-gtd.tiddlywiki a jsem spokojený.
Doporučuji podívat se na srovnání gtd software http://www.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php a http://www.atpm.com/13.02/next-actions.shtml.
A určitě by neměla chybět zmínka o gtd pro gmail.
Přečteno 19 163×
Přečteno 16 755×
Přečteno 13 732×
Přečteno 13 075×
Přečteno 11 124×