Hlavní navigace

Zorganizujte své aktivity pomocí GTD!

15. 1. 2008 10:21 | botanicus

Getting Things Done, zkráceně GTD, je technika sloužící k zorganizování našich úkolů tak, abychom se v nich vyznali a abychom je byli schopni včas dokončovat. Hype nebo realita?

Marketingové kecy nebo to fakt funguje?

Nejste-li vůči podobným technikám naladěni přátelsky, mohu vás ujistit, že GTD opravdu funguje. Osobně mi pomohlo nejen dotahovat věci do konce, s čímž jsem míval poměrně problémy, tak také s lepší organizací času a tedy rychlejší řešení úkolů. A protože teď nedělám věci za minutu dvanáct, tak také kvalitněji odvedenou prací.

Další z pádných argumentů pro GTD je faktor stresu. Člověk se ze všech sil snaží na nic nezapomenout, myslet na vše, co je třeba udělat, napsat, vyřešit, vyřídit. Důsledkem toho je život v neustálém stresu, kdy myslíme na spoustu věcí, což nás rozptyluje a život v neustálém stresu samozřejmě nepomáhá ani naší náladě a imunitě. GTD stres sice neřeší úplně, ale výrazně jej omezuje. Přesněji řečeno GTD je jedním z možných řešením redukce stresu v oblasti time managementu.

Jak tedy GTD funguje?

Základní jednotkou GTD je bucket. Bucketem může být skutečná nádoba, u nás počítačově spřízněnějších pak zpravidla soubor nebo složka, může to být ale stejně tak specializovaný program, PDA nebo cokoliv jiného. Fantazii se meze nekladou.

Do bucketů se umisťují úkoly, které je třeba splnit. Vstupem do našeho GTD systému je Inbox, kam umisťujeme příchozí zadání. V mém případě inbox není tak velký, takže si vystačím s jediným textovým souborem doplněným o složku na přílohy, které zadání často mívají.

Jednou za den je třeba inbox probrat. Úkoly, které zaberou méně než dvě minuty udělejte rovnou, úkoly, které můžete delegovat delegujte. Zbytek putuje do bucketu Next Actions.

Důležitým pojmem pro úkoly v Next Actions je tzv. kontext. Kontext je jakási kategorie či tag definující podmínky důležité pro splnění úkolu. Například „By Phone“, „Internet“, „At Town“ a podobně. Next Actions je zpravidla mnohem obsáhlejší, doporučuji tedy pro něj vyčlenit samostatnou složku. Osobně v ní mám soubory nazvané podle jednotlivých kontextů, což mi také příjde nejpraktičtější.

Má GTD složka.

Má GTD složka.

Dalším důležitým bucketem jsou Projects, tedy projekty. Ty mám opět ve své vlastní složce a zpravidla každému projektu vyčleňuji samostatný soubor. Považuji za rozumné psát si, kolik času denně chce člověk projektu věnovat a jeho prioritu.

Bucket Waiting For shromažďuje položky, které nemohou být vykonány dokud se něco nestane. Dejme tomu dokud vám kolega nepošle slibovanou knihovnu, nemůžete začít projekt, který s ní počítá a podobně.

Posledním bucketem je Someday čili Maybe, což jsou položky, které by bylo hezké někdy v budoucnu udělat. Naučit se Čínštinu nebo assembler třeba …

Mít systém organizovaný je hezké, aby ale také organizovaný zůstal, je třeba jej pravidelně udržovat. V GTD se tato práce nazývá review a spočívá v tom, že projdete veškeré své buckety, vyházíte položky, které patrně neuděláte, a případně uděláte položky, které lze vyřídit rychle.

Závěr & co bude příště?

V pokračování dnešního zápisku bych se rád podíval na software pro GTD, samozřejmě se zřetelem na Linux, Mac OS X, ale také na webové řešení. Máte-li nějaké tipy, podělte se prosím v diskusi.

Takže shrnuto a podtrženo, Getting Things Done je technika, která nám může výrazně usnadnit a zdokonalit naší organizaci času. Není samozřejmě všemocná a nevyřeší všechny naše bolístky, ale pokud ji budete používat, litovat určitě nebudete.

Odkazy


„Getting Things Done“ a „GTD“ jsou registrované obchodní známky vlastněné společností David Allen Company.