12. 2. 2009 22:00 (aktualizováno)
Martin Jonáš
Pokud řídíte práci několika lidí tak dříve nebo později zjistíte, že stále častěji trávíte čas tím, že se snažíte zjistit, kdo vlastně na čem právě pracuje, co již je hotovo a co ne, a řešíte problémy s tím že někdo pracuje na nedůležitém úkolu a přitom zapomněl na jiný, který má zítra deadline, …
V tu chvíli asi každého napadne zda neexistuje nějaký nástroj, který by mu usnadnil práci.
Již nějakou dobu jsem takový vhodný nástroj, který by mi umožňoval efektivně řídit přidělování úkolů ve firmě hledal. Potřeboval jsem nějaký jednoduchý systém, který by mi umožnil přidělovat lidem úkol, měnit jejich prioritu a kontrolovat jejich splnění.
Vyzkoušel jsme celou řadu nástrojů, ale žádný z nich mi příliš nevyhovoval. Většinou byly příliš složité, těžkopádné nebo drahé. Problém většiny z nich byl v tom, že byly příliš komplexní – obsahovaly spoustu věcí, které jsme nepotřeboval, a které pouze komplikovaly práci. Moji efektivitu by tak spíše zhoršovaly (než jsem přidal nový úkol a vše u něj správně nastavil měl bych již napsáno několik e-mailů se zadáním). Nepotřebuji sledování času projektu a hlídání návazností úkolů. Hledal jsem jen něco velice jednoduchého. Bohužel jsem dlouho nemohl nic vhodného najít.
Teď jsem ale konečně našel systém, který pro naše účely skvěle vyhovuje. Jde to TaskFreak!. Malý jednoduchý program napsaný v PHP a šířený pod licencí GPL.
Online demo TaskFreak!
Obsahuje celou řadu užitečných funkčností:
- možnost úkoly přidělovat k projektům
- definice priority úkolů (výběr z až 9 úrovní)
- určení deadline úkolu
- určení typu úkolu (Práce, dokument, e-mail)
- možnost vytvářet uživatele
- přiřazení ůkolu uživateli
- možnost uživatelům definovat role v rámci systému (admin, guest, …) i jednotlivých projektů (leader, moderator, member, …)
- snadná filtrace a řazení úkolů
- odebírání seznamu úkolů jako RSS kanálu
- komentáře k úkolům
- možnost připojovat k úkolům soubory (vyžaduje plugin)
- rozesílání informačních e-mailů při změně úkolů (vyžaduje plugin)
Celý systém je jednoduchý, přehledný a snadno ovladatelný.
Abych ale jenom nechválil tak jsme narazil i na několik nepříjemných vlasností. Nepříklad přidávání členů k novému projektu se musí provádět po jednom což poměrně zdržuje. Instalace pluginů je vyřešena jako provedení zásahů přímo do zdrojových kódů a je poměrně nespolehlivá (prošel až třetí pokus a první dva způsobily nefunkčnost zdrojových kódů).
Celkem vzato je to ale velice šikovný nástroj, který pomáhá nanasilným způsobem udržet přehled v úkolech.
Jakým způsobem řešíte správu úkolů Vy? Máte nějaký vlastní oblíbený nástroj podobného typu? Vyjádřete se v komentářích ;-)
